下田 隆司
キーワード：Delphi・データベース・利便性・自治会
私は４年間の大学生活の中で「何か充実した学生生活を送りたい」という考えから、１〜３年生までの３年間「社会情報学部学生自治会」に所属していた。自治会と言っても、社会情報学部にだけあるわけではく、全学部それぞれに学生自治会というものがある。自治会の活動内容というのは、学生生活に重要だと考えられる学費問題や大学の施設や設備の問題点を指摘し大学側と協議会を行い改善してもらう事、そして一番関わり合いが深いと思われるカリキュラムの問題などの様々である。また、新聞の発行、ゼミ調査資料の作成、そして機関誌の発行などの様々な活動を行っている。
その自治会内で私は、一昨年度は会計、昨年度は執行委員長という立場から、執行委員会の活動を行ってきた。執行委員会は学生の皆さんから「自治会費」というものを集めて活動を行っている。そして、自治会活動に必要な品物を購入する際には、自治会費を使い必要な物を購入しているが、その都度、「会計帳簿」に記入し、何に自治会費を使用したのか分かるようにしている。
現在の会計帳簿は手書きで行われており、残高の計算等は全て自分達で行っている。だが、この方式においては支出金額や残高金額の計算ミスや会計帳簿の記入ミス、さらには会計帳簿書き換えの可能性など、不安な点が多々存在していると感じていた。また、現状の会計帳簿では執行委員会が出来てからの数年間の会計活動について、「どの項目においくら使っているのか」というデータの参照を容易に見る事が出来ない状況である。
一時期は市販の会計ソフトを使用し、帳簿記入も行っていたが、執行委員会の会計業務は一般の企業とは異なっており、使用していたソフトは一般の企業向けの会計ソフトだったため、執行委員会では使用しずらいソフトであった。
そこで「執行委員会の会計業務における必要最低限の機能を兼ね備えたソフト、帳簿記入を含めた会計業務を支援する事が出来るソフトを作成できないだろうか？」と考え、そのソフトが作成できるのであれば、会計帳簿記入の際の問題点が改善されるであろうと考えた。よって、作成する会計業務支援ソフトに「自動計算機能」を付けようと考えた。また、執行委員会発足から現在の会計データをデータベース化することにより、過去数年間のデータをいつでも見られるようにでき、その蓄積されたデータから消費傾向の把握や来年度以降の予算編成をより高いレベルで行えるだろうと考え、このソフトを作成しようと考えた。
実際に作成したソフトの機能としては、年月日・項目・品目とその単価・個数を入力すると、自動的に金額・消費税・支出総額、そして残高が計算されるようになっている。また、グラフ表示機能もあり、視覚的にも分かるようになっている。これにより、今後の自治会活動をより円滑に行えるようになると思う。
システムを作成してみて、会計業務としての必要最低限の機能を備えたソフトになったと思うが、まだ足りない部分もあり、今後の課題としては、自治会費を何にいくら使ったのかを把握出来るように、検索機能が必要であると考える。
指導教員：森田 彦